Form der Abfassung von Schriftstücken (extern)
Die mit dem Logo versehenen Kopfbögen sind im Schriftverkehr mit Personen und Stellen außerhalb der Stadtverwaltung (externe Kunden), für persönliche Schreiben an Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung und an Mitglieder städtischer Gremien (Magistrat, Stadtverordnetenversammlung, Kommissionen, Ausschüsse, Ortsbeiräte, Ältestenrat, Seniorenrat) zu verwenden.
Es muss darauf geachtet werden, dass die äußere Form der Schreiben einheitlich ist. Deshalb bitten wir, die wichtigsten Regeln für das Beschriften der Kopfbögen zu beachten und die Vorlagen nicht abzuändern.
1. Zeilenabstand
In der Regel wird mit einfachem Zeilenabstand (Standardeinstellung) geschrieben.
2. Schriftart und Schriftgröße
Es ist die Schriftart Arial zu verwenden. Die Schriftgröße ist 12 pts. In Ausnahmefällen kann die Schriftgröße auf 11 pts. verkleinert werden.
3. Anschrift des Empfängers
Die Anschrift ist so anzugeben, dass eine ordnungsgemäße Übermittlung möglich ist.
Zur Schreibweise von Anschriften gilt:
- Berufs- und Amtsbezeichnungen werden in der Regel neben „Herrn“ und „Frau“, längere unter den Namen geschrieben.
- Akademische Grade (z. B. Dipl.-Ing.) stehen im Allgemeinen vor dem Namen als dessen Bestandteil.
- Bei Untermietern muss der Name des Wohnungsinhabers unter den Namen des Empfängers geschrieben werden.
4. Betreff
Das Leitwort Betreff wird nicht geschrieben. Der Betreff wird durch Fettschrift hervorgehoben.
5. Anrede
Die Anrede beginnt zwei Leerzeilen nach dem Betreff und wird durch eine Leerzeile vom nachfolgenden Textgetrennt. Grundsätzlich sollte jedes Schreiben, soweit es nicht an Behörden gerichtet ist, mit einer Anrede versehen sein. Bei Behörden, nur wenn eine bestimmte Person der Adressat ist.
6. Gruß
Der Gruß wird vom Text durch eine Leerzeile abgesetzt. Alle Schreiben, die mit einer Anrede beginnen, sind mit einer höflichen Schlusswendung zu beenden. Bei bewusst distanzierend abgefassten Schreiben entfällt dieSchlusswendung.
7. Unterschrift
Der Vermerk „Im Auftrag“ bzw. „In Vertretung“ ist mit einer Leerzeile vom Gruß zu trennen. Die maschinenschriftliche Wiederholung des Unterzeichners folgt mit drei Leerzeilen Abstand vom Gruß.
8. Anlagenvermerk
Der Anlagenvermerk wird mit drei Zeilen Abstand unter die maschinenschriftliche Angabe